Как выбрать конференц-зал: что нужно учитывать

В мире бизнеса конференции – неотъемлемая часть жизни. Именно на таких встречах удается грамотно и с пользой презентовать новый товар, продукцию или услугу. Неформальная обстановка проходит лишь в редких случаях, чаще всего предпочтение отдается деловой атмосфере.

Презентации, тренинги, семинары, лекции и переговоры «прячутся» под понятием конференция. Здесь решаются поставленные и возникшие проблемы, презентуются инновации и делятся наработками и важными идеями. Но для таких целей понадобится помещение и конференц-зал – лучше всего подойдет.

Правильно выбранный конференц-зал – положительный финал

Подбирая помещение, необходимо обращать внимание на такие важные факторы, как размеры, расположение, сервис, дополнительное оборудование, комфорт.

Естественно, подобрать идеальное место, которое всем без исключения понадобиться, не так просто. Но удачное месторасположение может повлиять на настроение участников переговоров. Профессионалы не рекомендуют отдавать предпочтение пригороду. Не всем участникам будет удобно туда добираться, особенно если нет личного транспорта в распоряжении. Дополнительные затраты на поезду могут негативно сказаться на атмосфере переговоров.

Семинары и бизнес-собрания лучше проводить в просторном холле. Важно правильно рассчитать количество мест, заранее позаботься об запасных стульях, чтобы никто не стоял в конце залы.

Какое оборудование должно присутствовать на конференции

Докладчик должен быть услышанным и понятым. А зависеть здесь все будет от правильной организации процесса. Сделать это можно при помощи специального оборудования и аппаратуры. Сюда входят:

• большой экран,

• проектор,

• длинный стол,

• удобные стулья,

• микрофон,

• колонки,

• кондиционер и прочее.

Важно продумать и формат размещения гостей. Можно их рассадить по принципу зрительного зала, небольшими группами за столами, за одним круглым столом. Кроме того, можно организовать фуршет, не заботясь об посадочных местах.

Стоимость аренды конференц-залов будет зависеть от многих факторов, но рассчитывается она почасово. Мебель, оборудование, размер помещения, услуги гардероба, кейтеринг, кофе-брейки – от этих факторов зависит цена аренды.

Провести мероприятия успешно можно лишь в том случае, если грамотно подобрано помещение. Конференц-зал – лучшее решение для таких деловых встреч.