Аутсорсинг кадрового учета: преимущества услуги

Бизнес всегда ищет способы снизить издержки без потери эффективности. Если не уделять внимания этой задаче, конкурировать на рынке будет довольно сложно. Одна из значимых статей расходов — кадровый учет. Нанимать низкоквалифицированный персонал на важные должности нельзя, иначе повышается риск ошибок, ведущих к недоразумениям с прочими работниками компании и контролирующими государственными органами. Дополнительно возрастают расходы на оснащение кабинетов мебелью, компьютерной техникой, лицензионным ПО и т. д. Стоимость аутсорсинга кадрового учета в большинстве случаев ниже.

Преимущества передачи полномочий профильным компаниям

Нередко возникают ситуации, когда перманентно содержать крупный кадровый отдел нецелесообразно. Наиболее распространенная из них — период сезонных работ. Если компании нужно нанять рабочих в большом количестве на несколько месяцев, а затем вернуться к штатному процессу, это создает проблемы. Временное усиление отдела влечет сокращения в будущем, когда потребность потеряет актуальность. Кадровые перестановки могут привести к путанице в документации и отчетности, к конфликтным ситуациям с рабочими, к неприятностям со стороны контролирующих органов.

Сложности могут быть вызваны и по причине ошибок бухгалтера. Даже высококвалифицированный специалист может не учесть все изменения в Трудовом кодексе и законодательстве. Сложнее ситуация, если главный бухгалтер заболел или уволился. Задержки с выплатами заработных плат, премий, ошибки при заполнении трудовых книжек и прочие трудности способны парализовать бизнес. Передача кадрового учета профильным компаниям позволит:

• проверить документацию на предмет нарушений действующих норм законодательства, исправить ее в случае выявления ошибок;

• снизить или полностью исключить издержки на персонал, оборудование рабочих мест;

• перенаправить ресурсы бизнеса на развитие.

Аутсорсинговые компании подключают для решения задач команду высококвалифицированных специалистов. Кроме того, они используют дорогостоящее ПО и собственные алгоритмы. Также заключается договор на определенный объем работ, которые будут гарантированно выполнены к указанной дате. Если специалисты взялись за дело, оно будет доведено до конца, независимо от сложности.

Сотрудничать с аутсорсинговыми компаниями можно на постоянной основе или временно. Например, поручить выполнение определенного объема работ. Формат сотрудничества стоит определять с учетом бизнес-стратегии и текущего положения. Краткосрочный вариант позволит оперативно реагировать по возросшую нагрузку, привести документацию в корректное состояние. Долгосрочное сотрудничество поможет сэкономить на содержании собственного кадрового отдела.

В перечень задач, которые могут быть решены при помощи аутсорсинга, входят:

• оформление договоров;

• отображение командировочных, больничных и отпускных в удобном и понятном отчете;

• корректная подготовка документации по заработной плате сотрудников;

• оформление и заполнение трудовых книжек;

• составление табелей рабочего времени и т. д.

Кроме того, передача полномочий позволит оптимизировать кадровый учет благодаря алгоритмам и шаблонам той компании, к которой обратится бизнес. При составлении соглашения о сотрудничестве можно делегировать на аутсорс часть полномочий, покрыв тем самым необходимость в услугах высококвалифицированных специалистов без необходимости их поиска и найма в штат.

Что учесть при заказе услуги аутсорса кадрового учета?

Рекомендуется проверить репутацию компании, ее опыт на украинском рынке и отзывы от клиентов. Обязательно нужно оценить качество сервиса при общении, внимательно прочитать договор перед его подписанием.

Международная компания UCMS Group предоставляет услуги на рынке Украины с 2006 года. Перед началом сотрудничества специалисты анализируют профиль бизнеса и его специфику, разрабатывают оптимальную программу, нацеленную на решение поставленных задач. В процессе работы привлекаются профессионалы в выбранной области, используются наиболее современные и эффективные инструменты. Украинское подразделение UCMS Group применяет двойной контроль качества, что исключает неточности и ошибки.