Электронное письмо на английском: правильное соотношение официоза и расслабленности?

Электронные письма, казалось бы, уже относительно небольшая группа людей все ещё пользуется этим средством коммуникации, ведь абсолютное большинство уже переходит в мессенджеры! Увы, но это не совсем так.

Нет. Электронными письмами сейчас пользуются в основном представители делового мира различных сфер для рассылок сотрудникам о новостях компании и изменениях в рабочем процессе. Под раздачу также могут попасть постоянные или потенциальные клиенты, которых регулярно оповещают о новых статьях в блоге, акционных предложениях и скидках. Однако этот сервис работает также и для тех, кому нужно ответить на вакансию в интернете или обратиться в службу поддержки. Как же грамотно оформить деловое письмо на английском?

Формальные vs Неформальные письма

Отличаются в основном используемой лексикой и тематикой. К формальным письмам относятся:

• сообщения для коллег, партнеров или клиентов;

• отклики на вакансии;

• запросы на получение информации, например, о наличии товара в интернет-магазине;

• переписка с техподдержкой любого сервиса.

К неформальным письмам относят сообщения для друзей или родственников. К ним обычно меньше претензий и требований.

Структура имейла в общем и целом одна для всех:

• тема;

• обращение;

• основная часть;

• заключение;

• вложения.

Ниже мы обсудим, как лучше всего оформить каждую из них, чтобы вас и ваше письмо восприняли правильно.

Советы по оформлению

1. Все значимые письма с важным посылом должны иметь четко сформулированную тему. Это не просто признак хорошего тона; по теме можно сразу сказать, зачем вы пишете сообщение. Имейлы без темы могут быть отправлены в корзину по умолчанию. Обычно для формулировки достаточно 5-7 слов, например, Next meeting agenda, Plans for the weekends или Pizza toppings, если это то, о чем вы хотите поговорить. Так вашему адресату будет намного проще найти ваше письмо среди множества других.

2. Обращение располагается в самом начале письма и отделяется запятой. Само письмо начинается со следующей строчки. К конкретным людям обращаемся с Mr. или Ms., если неизвестно, кто будет отвечать, то можно написать Dear Sir or Madam или To whom it may concern. В неформальном общении можете здороваться так, как вы бы сделали это в разговоре с человеком в реальной жизни.

3. Основной текст письма должен быть читабельным. Что это значит? Используйте форматирование: выделение жирным, курсивом, подчеркивание, списки (лучше нумерованные, чем маркированные, чтобы в ответе было проще сослаться на тот или иной пункт). Если текст письма так и останется большим неясным полотном, то в лучшем случае у человека не сразу найдётся время прочесть и ответить по существу, а в худшем – письмо так и останется без ответа. Если вы отвечаете на чье-то письмо, в начале будет уместно упомянуть повод сообщения: ответить, поблагодарить, спросить, проинформировать и т.д. Предложения первого абзаца должны быть максимально смысловыми и по возможности короткими. В следующих абзацах расширьте смысл: упомяните причины, последствия, объясните нужные пункты, но не перегружайте письмо ненужными деталями. Каждую смысловую часть отделяйте абзацем. Для неформальных сообщений требование к этой части одно: ориентируйтесь на контекст ваших отношений с адресатом.

4. Завершать письмо стоит коротким предложением с нового абзаца. После прощания уместно будет поставить запятую и имя/фамилию. В сообщениях тем, кто не является представителем вашей компании стоит упомянуть занимаемую вами должность и название предприятия. По необходимости сюда можно внести поощрение сделать что-то: отписаться с информацией, перезвонить, сообщить и т.д. Помимо этого отдельным постскриптумом можно вынести какую-то деталь, о которой вы забыли в процессе написания письма. Тут это уместно. К неформальным письмам отдельных требований к этой части нет.

5. При наличии вложений перед заключительной частью можно упомянуть об их наличии с уточнением, что именно вы прикрепили: cover letter, CV, the document you requested и т.д.

Вот и все! Теперь и вы можете составить электронное письмо кому угодно. Написание английских писем – дело нехитрое, тут просто нужна практика. Так что побольше вам практики в деловой переписке.