Электронный архив? Обратитесь к профи!

Необязательно переводить в электронный вид весь бумажный архив и всю действующую документацию. Если документов пока не много и это, в основном не сшитые, одностраничные документы, то можно справиться и своими силами.

Профессиональное сканирование сэкономит бюджет и время.

Скан документов – казалось бы, обыденное дело в современном офисе. В повседневной работе, для пересылки в почте хватит МФУ, который есть в каждом офисе. Но если есть необходимость в масштабном создании электронной базы документов, тогда лучше всего обратиться в полиграфию. Конечно, можно обойтись самим. Но для этого необходимо либо добавить в штат временно сотрудника, либо освободить кого-то от основных обязанностей. Ведь сканирование большого объема документации – затратное по времени дело. И, судя по истории с сотрудниками, по бюджету тоже. Какие плюсы можно получить, сделав заказ у профи:

• В электронный архив переводят уже сшитую документацию. В крупных полиграфиях для этих целей есть специальное оборудование, позволяющее сканировать документы без расшивания. Такие сканеры сложны в управлении и имеют высокую стоимость, что делает их малодоступными для обычного офиса.

• Документы со временем могут состариться или испортиться, профессионалы с помощью редакторских программ улучшат вид исходника в электронной копии.

• При сканировании сохранят все качества исходника, не требующего улучшения.

• Переведут документы в удобный формат и помогут создать отчетность и удобный поиск.

Какие преимущества компания получает вместе с электронным архивом? Их несколько, и они неоспоримы:

• Освобождается полезная площадь, которую можно использовать под другие нужды. Если площадь была в аренде, то это существенно увеличит бюджет.

• Информация сохраняется в неизменном виде столько времени, сколько необходимо для работы. Бумага со временем изнашиваться, не исключена потеря документа, его случайное уничтожение. Сканированный документ защищен от таких случаев.

• Доступность. Электронная база не имеет графика работы. Доступ к электронному архиву в формате 24/7.

• Легко и быстро можно найти документ. Но тут важно соблюсти все правила при занесении документов в архив, чтобы они правильно идентифицировались поисковиком.

Полная информация о сканировании документов и о всем широком спектре полиграфических услуг на сайте: bee-print.com.ua. И тоже в формате 24/7!