Яку програмну систему BAS обрати для малих підприємств

Вибір програмного продукту BAS є важливим етапом для невеликого бізнесу, який хоче оптимізувати свої фінансові, бухгалтерські, управлінські, складські процеси. Програмна лінійка BAS містить низку рішень для оптимізації цих процесів. 

Власники, топ-менеджери компанії мають певні складнощі у виборі облікової програми. Адже, невірний вибір може призвести до зайвих витрат або труднощів в управлінні бізнесом. Яку систему BAS обрати для автоматизації обліку малого бізнесу, враховуючи специфіку діяльності, бюджет і потреби компанії.

Оцінка потреб бізнесу

Перш ніж обирати систему BAS, важливо чітко визначити, які саме функції вам потрібні:

• Основні функції: Подумайте, які завдання ви хочете автоматизувати. Це може бути бухгалтерський облік, податкова звітність, управлінський облік, аналіз фінансів чи ведення складського обліку.

• Розмір і тип компанії: Для малих підприємств, які мають обмежену кількість співробітників і простіші бізнес-процеси, не завжди потрібен складний функціонал. Підберіть таку систему, яка відповідає розміру вашої компанії і не містить зайвих функцій, які будуть залишатися невикористаними.

• Особливості вашої діяльності: Якщо ваш бізнес має специфічні вимоги (наприклад, рітейл, послуги, виробництво), переконайтеся, що обрана система підтримує ці вимоги. Як от, наприклад, система «BAS Малий бізнес».

Оцінка вартості

Вартість системи BAS — це важливий фактор, особливо для малих підприємств із обмеженим бюджетом:

• Одноразова покупка або підписка: Онлайн-версія BAS працює за моделлю оренди, де ви платите щомісяця або щороку. Це може бути вигідним для бізнесу, який не хоче робити великі початкові інвестиції. Локальні версії зазвичай вимагають одноразової покупки ліцензії, але додаткові витрати на технічне обслуговування можуть бути значними.

• Схема тарифів: Вартість програмного продукту BAS залежить від функціональності окремого рішення, кількості користувачів, що одночасно будуть працювати у програмі, зарплати штатного програміста чи аутсорсу для обслуговування програми. Для малих компаній, як правило, достатньо основного функціоналу.

• Витрати на обслуговування: Окрім вартості ліцензії або підписки, слід врахувати витрати на оновлення, технічну підтримку та інтеграцію з іншими системами.

Простота використання

Простий та зрозумілий інтерфейс системи BAS є важливим аспектом у виборі через витрати на навчання та швидкість роботи у програмі. Обираючи систему для малого бізнесу слід враховувати наступні критерії:

• Інтерфейс програми повинен бути зрозумілим і зручним для користувача, без складних налаштувань.

• Підтримка та навчання. Системи BAS мають вбудовану довідку та є окремо ресурси для навчання (онлайн-курси, ІТС підтримка користувачів).

• Можливість кастомізації. Якщо ваша компанія чи окремі співробітники не використовують ті, чи інші функції, їх можна відключити в меню, таким чином систему можна налаштувати під ваші вимоги.

Інтеграція з іншими системами

Якщо ваш бізнес вже використовує інші програми для управління підприємством, важливо, щоб BAS легко інтегрувався з ними. Так, системи автоматизації BAS легко інтегруються одна з одною, наприклад, для управлінського обліку можна використовувати BAS Малий бізнес, а офіційного бухгалтерського — BAS Бухгалтерія. 

Також розробники пропонують готові API для синхронізації з інтернет-магазинами, маркетплейсами, що дозволяють обмінюватись даними та спростити ведення електронної торгівлі.

BAS також інтегрується з касовим, торгово-апаратним, складським обладнанням, ПРРО тощо.

Окрім цього, на ринку існує безліч пропозицій модулів для оптимізації взаємодії BAS зі службами доставки безпосередньо у системах обліку.

Безпека даних

Будь-яка бізнес-інформація містить дані, що потребує надійного збереження та конфіденційності. Тому безпекові заходи є критично важливим аспектом:

• Хмарне або локальне зберігання даних: Вибір між хмарними та локальними системами впливає на рівень безпеки. Хмарні рішення часто включають потужні заходи безпеки (шифрування даних, регулярне резервне копіювання), але локальні версії дають більше контролю над вашими даними.

• Доступність та захист: Переконайтеся, що система дозволяє налаштувати рівні доступу для різних співробітників, щоб гарантувати безпеку та уникнути витоку конфіденційної інформації. BAS дозволяє через розподілення ролей у програмі, давати доступ до інформації конкретним співробітникам.

Підтримка та оновлення

Підтримка та супровід є одним із ключових аспектів, про які дбають розробники BAS. В незалежності від величини програми, функціонального навантаження, користувачам будь-якого програмного продукту потрібна підписка до інформаційно-технологічного супроводу. Це технічна, консультаційна підтримка, оновлення. 

Вибір правильного рішення для вашого малого бізнесу вимагає ретельного аналізу та оцінки всіх можливих варіантів. Зосередьтеся на функціональності, вартості, безпеці та можливості масштабування системи, щоб вона відповіла не лише вашим поточним потребам, а й майбутнім вимогам бізнесу. Правильна система BAS дозволить вам автоматизувати бухгалтерські процеси, зменшити витрати та підвищити ефективність вашого бізнесу.