Электронное письмо на английском: правильное соотношение официоза и расслабленности?

Новости, 0 комментариев

Электронные письма, казалось бы, уже относительно небольшая группа людей все ещё пользуется этим средством коммуникации, ведь абсолютное большинство уже переходит в мессенджеры! Увы, но это не совсем так.

Нет. Электронными письмами сейчас пользуются в основном представители делового мира различных сфер для рассылок сотрудникам о новостях компании и изменениях в рабочем процессе. Под раздачу также могут попасть постоянные или потенциальные клиенты, которых регулярно оповещают о новых статьях в блоге, акционных предложениях и скидках. Однако этот сервис работает также и для тех, кому нужно ответить на вакансию в интернете или обратиться в службу поддержки. Как же грамотно оформить деловое письмо на английском?

Формальные vs Неформальные письма

Отличаются в основном используемой лексикой и тематикой. К формальным письмам относятся:

  • сообщения для коллег, партнеров или клиентов;

  • отклики на вакансии;

  • запросы на получение информации, например, о наличии товара в интернет-магазине;

  • переписка с техподдержкой любого сервиса.

К неформальным письмам относят сообщения для друзей или родственников. К ним обычно меньше претензий и требований.

Структура имейла в общем и целом одна для всех:

  • тема;

  • обращение;

  • основная часть;

  • заключение;

  • вложения.

Ниже мы обсудим, как лучше всего оформить каждую из них, чтобы вас и ваше письмо восприняли правильно.

Электронное письмо на английском: правильное соотношение официоза и расслабленности?

Советы по оформлению

  1. Все значимые письма с важным посылом должны иметь четко сформулированную тему. Это не просто признак хорошего тона; по теме можно сразу сказать, зачем вы пишете сообщение. Имейлы без темы могут быть отправлены в корзину по умолчанию. Обычно для формулировки достаточно 5-7 слов, например, Next meeting agenda, Plans for the weekends или Pizza toppings, если это то, о чем вы хотите поговорить. Так вашему адресату будет намного проще найти ваше письмо среди множества других.

  2. Обращение располагается в самом начале письма и отделяется запятой. Само письмо начинается со следующей строчки. К конкретным людям обращаемся с Mr. или Ms., если неизвестно, кто будет отвечать, то можно написать Dear Sir or Madam или To whom it may concern. В неформальном общении можете здороваться так, как вы бы сделали это в разговоре с человеком в реальной жизни.

  3. Основной текст письма должен быть читабельным. Что это значит? Используйте форматирование: выделение жирным, курсивом, подчеркивание, списки (лучше нумерованные, чем маркированные, чтобы в ответе было проще сослаться на тот или иной пункт). Если текст письма так и останется большим неясным полотном, то в лучшем случае у человека не сразу найдётся время прочесть и ответить по существу, а в худшем – письмо так и останется без ответа. Если вы отвечаете на чье-то письмо, в начале будет уместно упомянуть повод сообщения: ответить, поблагодарить, спросить, проинформировать и т.д. Предложения первого абзаца должны быть максимально смысловыми и по возможности короткими. В следующих абзацах расширьте смысл: упомяните причины, последствия, объясните нужные пункты, но не перегружайте письмо ненужными деталями. Каждую смысловую часть отделяйте абзацем. Для неформальных сообщений требование к этой части одно: ориентируйтесь на контекст ваших отношений с адресатом.

  4. Завершать письмо стоит коротким предложением с нового абзаца. После прощания уместно будет поставить запятую и имя/фамилию. В сообщениях тем, кто не является представителем вашей компании стоит упомянуть занимаемую вами должность и название предприятия. По необходимости сюда можно внести поощрение сделать что-то: отписаться с информацией, перезвонить, сообщить и т.д. Помимо этого отдельным постскриптумом можно вынести какую-то деталь, о которой вы забыли в процессе написания письма. Тут это уместно. К неформальным письмам отдельных требований к этой части нет.

  5. При наличии вложений перед заключительной частью можно упомянуть об их наличии с уточнением, что именно вы прикрепили: cover letter, CV, the document you requested и т.д.

Вот и все! Теперь и вы можете составить электронное письмо кому угодно. Написание английских писем – дело нехитрое, тут просто нужна практика. Так что побольше вам практики в деловой переписке.


Последние новости

В Украине произошло землетрясение

В Украине произошло землетрясение
Интернет-издание Карачун

Где трясло?


«Наш край»: в державному бюджеті 2022 має бути передбачена достатня сума для боротьби із коронавірусом

«Наш край»: в державному бюджеті 2022 має бути передбачена достатня сума для боротьби із коронавірусом
Донбасс Политический

Міністр охорони здоров'я Віктор Ляшко вже відкрито говорить про наближення загальнодержавного локдауну


Размеры ряда штрафов пересмотрят. По-новому накажут и за вранье при получении субсидий

Размеры ряда штрафов пересмотрят. По-новому накажут и за вранье при получении субсидий
Интернет-издание Карачун

В Кабмине предложили через Раду убрать привязку прожиточного минимума к вычислению санкций. Будут искать замену показателям


В Украине со следующей недели изменятся ПДД: что ждет водителей, велосипедистов и пешеходов

В Украине со следующей недели изменятся ПДД: что ждет водителей, велосипедистов и пешеходов
Интернет-издание Карачун

Какие главные новшества


В Харькове 16-летний подросток на "Инфинити" на огромной скорости протаранил "Шевроле", двое погибших. Фото

В Харькове 16-летний подросток на "Инфинити" на огромной скорости протаранил "Шевроле", двое погибших. Фото
Интернет-издание Карачун

Подробности и видео